Med hjälp av den här artikeln kan du skapa en egen fakturamall eller ladda ner en fakturamall i Excel. Fakturering hör till rutinerna inom ett litet företag och är egentligen inte särskilt svårt ifall du har en bra fakturamall eller tar i bruk ett enkelt faktureringsprogram.
Ladda ner en gratis fakturamall i Excel här eller pröva Zervant faktureringsprogram gratis i 30 dagar som innehåller färdiga mallar för olika fakturatyper.
Fakturaunderlag – obligatorisk information
Enligt Svenska bokföringslagen och mervärdesskattelagen ska en faktura innehålla ett antal obligatoriska uppgifter för att räknas som en officiell faktura.
1. Faktura- och förfallodatum
Datum när fakturan är utfärdad är viktigt för dina kunder och bokföringen. Med hjälp av fakturadatum kan kunden lätt avgöra när fakturan är sammanställd och ifall den är försenad. Fakturadatumet kan vara dagen när du sammanställt fakturan, utskrivningsdatum eller när du levererat fakturan till kunden.
Det lönar sig också att ange förfallodag på fakturan så att kunden vet när fakturan senast bör betalas.
2. Fakturanummer
Varje faktura ska innehålla ett unikt löpnummer som ensamt identifierar fakturan. Oftast används ökande löpnummer som kan vara speficika för räkenskapsåret eller alternativt löpande från år till år. Under samma räkenskapsår får inte två fakturor med samma fakturanummer skrivas ut.
En annan tanke bakom löpande fakturanummer är att också kunna identifiera fakturor som fattas. Din revisor, bokförare och skatteverket kan intressera sig för fakturor som fattas från den löpande nummerserien.
Många företag startar ofta den löpande fakturanummerserien från något annan nummer än 1 och den kan innehålla information som till exempel året fakturan är utställd. Ett exempel på startnummer kunde vara 20131001.
3. Säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer)
För att kunna identifiera säljaren måste man ange momsregistreringsnumret under vilket varorna eller tjänsterna har omsatts. Det här hjälper dig också vid eventuella problemsituationer.
Numret bygger på person- eller organisationsnummer utan bindestreck. Momsregistreringsnumret inleds med den svenska landskoden SE och avslutas med 01. Inga bindestreck eller mellanslag ingår i numret, som alltså skrivs t.ex. SE123456789001. Det är viktigt att ange numret korrekt, särskilt vid försäljning till andra länder inom EU.
Exempel på hur momsregistreringsnummer skapas
Bolag Ab, org.nr. 123456-7890
Registreringsnummer för moms: SE123456789001
4. Säljarens och köparens namn och address
Fakturan ska innehålla namn och addressuppgifter på både säljaren och köparen. Det ska klart framgå vem som är kund. Ifall kunden är ett företag och du känner till dess momsregistreringsnummer hör det till att också ange det på fakturan.
5. Sålda varor eller tjänster
Fakturan ska tydligt specificera de sålda varorna och tjänsterna. Utöver det, ska fakturan innehålla uppgifter om tjänsternas omfattning och art samt varornas mängd. Också datum då omsättningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts ska anges på fakturan.
Tjänster kan anges som fakturerade arbetstimmar eller som en tjänsteprodukt. Produkter ska beskrivas så att det klart framgår för köparen hurdana produkter som har köpts. I praktiken så lönar det sig att utöver produktkod också ange produkten eller tjänstens egentliga namn.
6. Fakturaposter (beskattningsunderlag)
Fakturan ska även innehålla beskattningsunderlag, dvs. priset före moms för varje momssats på de sålda produkterna eller tjänsterna.
I praktiken innebär det att varje fakturapost ska innehålla följande uppgifter:
- En klar beskrivning av den sålda produkten eller tjänsten
- Omfattningen av produkten eller tjänsten (antal, timmar, eller annan enhet)
- Styckepris utan moms
- Momssats (i Sverige 0%, 6%, 12% eller 25% för år 2013)
- Fakturapostens totalbelopp inklusive moms
7. Moms som ska betalas
Fakturas ska ange det momsbelopp som ska betalas i sin helhet.
8. Fakturans totalbelopp
Fakturan ska naturligtvis också ange det totalbelopp som köparen ska ersätta säljaren för produkterna eller tjänsterna.
Exempel på faktura
Ett exempel på en faktura med det obligatoriska uppgifterna ser du här (utskriven från Zervant faktureringsprogram).
Varför använda faktureringsprogram?
Ett bra faktureringsprogram hjälper dig inte bara med att skapa fakturor. Ett bra program hjälper dig också med uppföljningen av fakturor, erbjuder kundregister med kontaktuppgifter, ett produktregister, och tydliga rapporter. Ännu bättre är ett faktureringsprogram som ger möjlighet att sköta affärsverksamheten i sin helhet på ett enkelt sätt. Viktiga tilläggsfunktioner inkluderar tidrapportering, registrering av kostnader, milersättning, resekostnader, skattebetalningar, samt ekonomiska rapporter som ger en klar översikt av affärsverksamheten. Då behöver du som företagare heller inte bokföra samma uppgifter flera gånger i olika system.
Fakturan är också en viktig del av företagets marknadsföring och kundtjänst. En tydlig faktura som innehåller rätt uppgifter skapar en bra bild av ditt företag och underlättar samarbetet med kunderna. Som företagare lönar det sig inte att slösa tid på att reda ut frågor som uppstår på grund av bristfälliga, inkorrekta, eller oklara fakturor.
Relaterade artiklar
- Skapa en faktura i Zervant (med video)
- Fakturamall i Excel
- Offertmall i Excel
- Körjournal i Excel
- Fakturera milersättning
- Rapportera tid och fakturera projekt
- Fakturera produkter
